El software de asistencia laboral, también conocido como Workforce Management (WFM), se ha convertido en una herramienta empresarial de gran relevancia para optimizar la gestión de recursos humanos. Estas soluciones abordan numerosos retos como lo es la administración del tiempo, la programación y el cumplimiento normativo, ofreciendo así beneficios significativos sin importar el tamaño de la empresa. Profundicemos sobre los beneficios que brinda este tipo de soluciones digitales.
Reducción de costos
Las soluciones de asistencia laboral permiten a las empresas optimizar los horarios basándose en la demanda prevista, evitando así el exceso de trabajo innecesario o la falta de personal. Un hecho a destacar es que las empresas que implementan WFM pueden reducir los costos de horas extras hasta en un 30% al alinear los turnos con las necesidades reales operativas. Esto es especialmente relevante en industrias como el turismo o el comercio minorista, donde los costos laborales suelen representar hasta el 50% de los gastos operativos. Además, la automatización en los cálculos de nómina, como horas extras y diferenciales, elimina los errores manuales, ahorrando tiempo y reduciendo costos asociados con rectificaciones.
Se mejora la productividad
Estas soluciones laborales proporcionan datos en tiempo real sobre la asistencia, rendimiento y horarios, permitiendo a los gerentes tomar decisiones más eficaces. De hecho, las principales soluciones laborales logran aumentar la productividad en un 20% al reducir muchas tareas administrativas repetitivas, como la gestión de solicitudes de permisos. Los empleados, por su parte, tienen a su disposición, plataformas de autoservicio para consultar horarios, solicitar días libres o intercambiar turnos, lo que mejora su compromiso y reduce el estrés. Por consiguiente, esas herramientas digitales contribuyen también a minimizar la pesadilla de rotación frecuente de empleados.
Se cumplen con las normativas vigentes
El cumplimiento normativo es un factor crítico, sobre todo en jurisdicciones con marcos regulatorios laborales complejos. En el caso particular de América Latina, donde las leyes laborales varían significativamente, el software de asistencia laboral automatiza el cumplimiento de regulaciones sobre horas de trabajo, descansos y salarios mínimos. Esto es posible gracias a las características de actualizaciones automáticas en cuanto a las normativas locales, reduciendo el riesgo de sanciones. Esto es especialmente útil para empresas con operaciones multinacionales, pues se garantiza así el cumplimiento en múltiples jurisdicciones a la vez.
¿Cómo funciona el Software de Asistencia Laboral?
El software de asistencia laboral es una suite de herramientas diseñadas para gestionar el tiempo, la asistencia, la programación y el cumplimiento normativo. Su funcionamiento se basa en la integración de módulos interconectados que operan en la nube, proporcionando acceso en tiempo real a datos laborales. Indaguemos de forma detallada su funcionamiento.
El núcleo del sistema es el seguimiento de tiempo y asistencia. Los empleados registran sus entradas y salidas mediante dispositivos biométricos, aplicaciones móviles o sistemas de geolocalización. Estos datos se almacenan en una base centralizada, eliminando la necesidad de registros manuales. Por ejemplo, la solución de Workforce utiliza geofencing para garantizar que los empleados registren su asistencia solo desde ubicaciones autorizadas, reduciendo el fraude por “buddy punching” hasta en un 90%.
La programación automatizada es otra función clave. El software utiliza algoritmos de inteligencia artificial para crear horarios basados en la demanda prevista, las habilidades de los empleados y las preferencias de turnos. Por ende, estas soluciones analizan datos históricos para predecir necesidades de personal en picos estacionales, optimizando la cobertura sin incurrir en costos innecesarios.
Los empleados pueden gestionar sus horarios, intercambiar turnos o solicitar permisos a través de aplicaciones móviles, lo que reduce la carga administrativa de los gerentes. El módulo de nómina automatiza cálculos complejos, como horas extras, bonos y deducciones, integrándose con sistemas de recursos humanos y contabilidad. También tienen la capacidad de sincronizar datos de asistencia con nóminas y garantizar así, pagos precisos, reduciendo errores en un 95%. Además, los paneles de control ofrecen analíticas en tiempo real, permitiendo a los gerentes identificar tendencias, como el exceso de horas extras, y ajustar estrategias para optimizar costos.
El cumplimiento normativo se gestiona mediante actualizaciones automáticas de regulaciones laborales. Las principales plataformas de gestión laboral integran reglas locales y sindicales, alertando a los gerentes sobre posibles infracciones, como el incumplimiento de descansos obligatorios.
Empresas que desarrollan Software de Asistencia Laboral
Workforce
El software de control de asistencia laboral desarrollado por Workforce ofrece una solución integral para la gestión de la fuerza laboral, enfocada en negocios con empleados por hora. Su herramienta incluye seguimiento de asistencia, programación automatizada y nómina, con integración nativa para eliminar la doble entrada de datos. Es importante destacar que su software es utilizado por empresas muy reconocidas como Domino’s, la cual, por cierto, ha reportado una reducción del 25% en costos laborales gracias a los paneles de control y alertas en tiempo real.
ADP
ADP es un líder global en soluciones de WFM, con su producto Workforce Manager, destacando por su capacidad para gestionar horarios, nóminas y cumplimiento normativo en empresas multinacionales. Esta solución es utilizada por más de 1 millón de clientes, incluyendo Cisco, y ofrece integración con sistemas HCM y ERP.
Workday
Workday proporciona una solución WFM basada en la nube que combina programación, seguimiento de tiempo y analíticas avanzadas. Su herramienta es muy conocida sobre todo por su integración con la inteligencia artificial, lo cual optimiza la asignación de recursos.
