El 45% de los colaboradores en Perú pasan al menos un tercio de su jornada laboral semanal en reuniones, es decir, un promedio de 3 horas diarias; y dos de cada cinco perciben que la calidad de estas es neutral o mala, de acuerdo a la encuesta Work in Progress realizada por Buk.
‘’Estos resultados indican una preocupante tendencia hacia la “reunionitis”, un fenómeno caracterizado por reuniones frecuentes e ineficaces, que impactan de manera negativa en la productividad y el bienestar laboral’’, señaló Sebastián Ausin, Country Manager de Buk en Perú.
Afectación es mayor en ejecutivos y directivos
Las cifras del estudio revelan que la afectación por el exceso de reuniones es particularmente pronunciada entre ejecutivos y directivos. Mientras que los colaboradores en puestos junior suelen dedicar entre 1 y 2 horas diarias a reuniones, el 63% de los ejecutivos y directivos invierten más de 3 horas al día en ellas, y un 19% incluso reporta que pasan más de 5 horas diarias en estas actividades.
‘’Esta concentración de tiempo en reuniones no solo les impide abordar otras responsabilidades estratégicas, sino que también incrementa los niveles de estrés y agotamiento. La acumulación de reuniones ineficaces puede generar una sobrecarga cognitiva y emocional, lo que reduce su capacidad de liderazgo y toma de decisiones efectivas dentro de la organización’’, detalló Ausin de Buk.
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Recomendaciones para mejorar la calidad de las reuniones
Ante este escenario, Buk sugiere algunas recomendaciones para evitar la «reunionitis»:
- Establecer objetivos: definir de antemano los temas a tratar y evaluar si realmente es necesario convocar una reunión o si se puede resolver a través de otros medios como correos electrónicos.
- Compartir información: enviar documentos y notas relevantes antes de la reunión para que los participantes lleguen preparados, y compartir un resumen al finalizar.
- Definir a los participantes adecuados: asegurarse de que solo asistan las personas necesarias que pueden aportar valor a la discusión.
- Respetar los horarios: cumplir con los tiempos de inicio y fin para gestionar de manera eficiente tanto la reunión como el trabajo diario.
- Asignar un moderador: designar a alguien que mantenga el flujo de la reunión y tome notas de los aspectos relevantes.
Es clave mejorar la gestión de estas instancias para hacer que el trabajo diario sea más eficiente y que los colaboradores puedan sacar el máximo provecho de todas las coordinaciones que se necesiten generar.
